档案题名的著录
档案见证历史。（2020年3月）
档案著录是建立档案检索体系的基础，著录的准确与否影响着档案利用程度和档案价值发挥。档案题名是档案的重要组成分部，准确著录档案题名能有效提高档案的查准率和查全率，提升档案的利用效率。根据DA/T18-1999，结合工作实际，下面来谈谈档案题名的著录问题。
一、题名的分类
题名一般分为正题名、并列题名、副题名及说明题名文字。正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。如下图：
图1：
这份标准的正题名是：归档文件整理规则
并列题名是：The arrangement rule of archival documents
题名说明文字是：中华人民共和国档案行业标准
图1 正题名、并列题名、题名说明文字
图2：
这篇文章的正题名是："战地玫瑰"别样红
副题名是：湖北省档案馆女党员坚守社区抗疫一线工作纪实
图2 副题名
二、题名的著录
1、正题名照原文著录。
如有原文件没有题名的，要依据其内容拟写题名，并加"[ ]"（这里是输入法半角下的"[ ]"，不是输入法全角状态下"【 】"）；
原文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据内容另拟题名附后，加"[ ]"。如图3，可著录为：会议通知[8月24日中国联通中层以上管理人员大会]
图3 加拟题名
2、并列题名必要时与正题名一并著录，在并列题名前加"="号。如图4，著录为：归档文件整理规则=The arrangement rule of archival documents
图4 并列题名著录
3、副题名及说明题名文字
当正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。笔者建议，除正题名过长外，副题名应著录。著录副题名时，应在其前加"："。如图5，著录为："战地玫瑰"别样红：湖北省档案馆女党员坚守社区抗疫一线工作纪实
图5 副题名著录
题名说明文字必要时照原文著录，著录时，应在其前加"："。如图6，应著录为：归档文件整理规则：中华人民共和国国家标准
图6 题名说明文字著录
三、注意事项
1、在题名著录时，凡是不能体现文件的内容题名，都应加拟题名。加拟的内容放在题名之后，并加"[ ]"（半角或英文状态下）
2、一些普发性文件，题名虽能体现文件内容，但是不体现涉及本单位的内容也应加拟题名。如：关于表彰、任命、聘任、具备技术资格等文件。加拟题名过长时，可对涉及的主要内容加拟题名。如图7，假设北京市公安消防总队对此文件进行归档，那著录题名应为：关于对党的十九大消防安保工作先进集体和先进个人予以表扬的通报[北京市公安消防总队获党的十九大消防安保工作先进总队，XXX获先进个人]
图7 针对性加拟题名
3、正件和附件一起归档时，题名不能反映附件内容的，必要时应同时著录相关附件题名，在附件题名前加"+"。如图8，应著录为：关于规范行政公文格式的通知+国家行政机关公文格式+国家行政机关公文处理办法+国家行政机关公文处理办法条文释义+法定公文模具
图8 正件和附件的著录
4、转发文与被转发文一起归档时，应按照说明题名文字的著录方法，著录被转发文的文号或题名。当转发文能体现被转发文题名时，应著录其文号；当转发文只体现被发转文的文号时，应著录其题名。如图9，当转发文和被转发文一起归档时，转发文的题名应著录为：转发国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的通知：档发[2016]11号
图9 转发文与被转发文的著录
建筑八大员题库之资料员选择题（1-10）
01
电子文件的有效性性是指电子文件的可理解性和可被利用性，包括（ ）。
A.真实性
B.信息的可识别性
C.存储系统的可靠性
D.载体的完好性
E.载体的兼容性
【参考答案】BCDE
【解析】电子文件的有效性性是指电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性、载体的兼容性。
02
不宜作为电子档案长期保存的载体是（ ）
A.一次写光盘
B.可擦写光盘
C.U盘
D.软磁盘
E.移动硬盘
【参考答案】CDE
【解析】脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘（U盘）等不宜作为电子档案长期保存的载体。
03
脱机存储电子档案的载体应采用（ ）。
A.一次写光盘
B.可擦写光盘
C.磁带
D.硬磁盘
E.移动硬盘
【参考答案】ABCD
【解析】脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、可擦写光盘、磁带、硬磁盘
04
建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，正确的做法是（ ）。
A.将已整理好的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件按要求从原系统中导出
B.将导出的建设电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上
C.同一案件的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等存储在不同载
D.对存储的建设电子文件进行检验
E.在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面
【参考答案】ABDE
【解析】①将已整理好的建设工程电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出；②将导出的建设工程电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。③对存储的建设工程电子文件进行检验。④在存储建设工程电子文件的载体或装具上编制封面。
05
建筑工程资料宜优先采用计算机管理，使（ ）。
A.管理规范化
B.标准化
C.程序化
D.模式化
E.电子信息化
【参考答案】ABE
【解析】建筑工程资料宜优先采用计算机管理，使管理规范化、标准化和电子信息化。
06
技术手段、管理手段上采取措施，保障施工资料的信息安全的是（ ）。
A.设立计算机系统安全保密领导小组
B.对数据库的用户应实行权限等级管理，严禁越权操作
C.密码应定期更换，对数据库的所有操作应记录
D.对关键岗位和人员建立相应的管理办法
E.机密数据应加密后传输
【参考答案】BCE
【解析】通过对数据库的用户应实行权限等级管理，严禁越权操作；密码应定期更换，对数据库的所有操作应记录；机密数据应加密后传输等技术手段、管理手段上采取措施，保障施工资料的信息安全。
07
对建设电子档案进行检验时，应重点检查的是是（ ）。
A.建设电子档案的真实性、完整性、有效性
B.建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联
C.建设电子档案相应工程是否满足工程建设强制性标准
D.载体有无病毒、有无划痕
E.登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全
【参考答案】ABDE
【解析】对建设电子档案进行检验时，应重点检查建设电子档案的真实性、完整性、有效性；建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；载体有无病毒、有无划痕；登记表、著录数据、软件、说明资料等是否齐全。
08
禁止网上发布信息的基本范围有（ ）。
A.标有密级的国家机密
B.涉及政治稳定的敏感信息
C.内部办公事宜
D.标有”内部文件”的信息
E.标有”注意保存”的信息
【参考答案】ABDE
【解析】禁止网上发布信息的基本范围：（1）标有密级的国家秘密；（2）未经有关部门批准的，涉及国家安全、社会政治和经济稳定等敏感信息；（3）未经制文单位批准，标注有“内部文件（资料）”和“注意保存”（保管、保密）等警示字样的信息。
09
信息安全主要分（ ）环节。
A.组织
B.技术
C.管理
D.保存
E.加密
【参考答案】BC
【解析】信息安全重要分技术和管理两个大环节，包括信息安全的技术防范、信息的发布审核、信息的检查、信息安全责任制的落实。
10
涉密载体的销毁范围有（ ）。
A.日常工作中不再使用的涉密文件
B.涉密活动清退的文件
C.已经解密应公开的文件
D.淘汰的办公设备
E.报废的办公设备
【参考答案】ABDE
【解析】涉密载体的销毁范围：（1）日常工作中不再使用的涉密文件、资料；（2）淘汰、报废或者按照规定不得继续使用的处理过的计算机等；（3）涉密会议和涉密活动清退的文件、资料；（4）领导干部和涉密人员离岗时请退的秘密文件；（5）已经解密但不宜公开的文件、资料；（6）经批准可复制使用的涉密文件、资料的复制品；（7）其他需要销毁的涉密载体。
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